|
Jeví se to na první pohled až neuvěřitelné, ale Vaše kancelář
skutečně může být téměř bez papírů, pomineme-li nutnost "papírového"
předávání některých úředních formulářů, faktur a hotovostních
dokladů. Rozhodně Vám ale digitalizace může v některých případech
přinést úsporu místa, času a někdy dokonce zefektivnění chodu
administrativy Vaší firmy.
Dokážeme převést do digitální podoby velké objemy jednostránkových
i mnohasetstránkových tištěných dokumentů, které je pak možné
snáze prohledávat a to dokonce nezávisle z různých míst v
rámci firmy nebo po internetu. To je výhodné zejména u dokumentů,
které má firma pouze v jednom exempláři, typicky u různých
standardizačních dokumentů, prohlášení o shodě k prodávaným
výrobkům, dodacích listů, dokumentace dodavatelů, katalogů náhradních
dílů atd. Podobně je výhodné digitalizovat i archivy účetních
dokladů, které pak není nutné při dohledávání starších dokladů
fyzicky prohledávat v archivech. Při vhodném indexování,
které Vám rovněž naše firma provede, máte navíc v ruce výkonný
nástroj pro dohledávání podle data dokladu, částky, firmy
apod.
NĚKTERÉ VÝHODY DIGITALIZACE:
Snížení časové režie a s tím spojených mzdových
nákladů při opakovaném prohledávání dokumentů může být výrazné
především u pracovních skupin, kdy tytéž dokumenty prohledávají
po sobě opakovaně různí pracovníci.
Snížení prostorových nároků na příruční archivy
kanceláří souvisejí s možností umístit jednou již zdigitalizované
dokumenty do levnějších prostor nebo uspořádat stávající prostory
úsporněji.
Zpřístupnění potřebných dokumentů po jejich
digitalizaci na internetu či intranetu pro pracovní skupiny
znamená výrazné úspory času, nákladů na komunikace (telefon,
fax)
Mobilita administrativních dokladů či technické dokumentace
pro použití u zákazníka, na obchodním jednání s partnerem,
na stavbách apod.
Vyšší operativnost při komunikaci se zákazníky
a obchodními partnery (připojení přílohy k mailu, odkaz na internetovou
adresu apod.).
|
